Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych przez MyOrganiq sp. z o.o.

Szanowni Państwo,

uprzejmie informujemy, iż administratorem Państwa danych osobowych jest spółka MyOrganiq sp. z o.o.
z siedzibą w Swarzędzu (62-020) przy ulicy Tysiąclecia 17, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000561011, REGON: 361649637, NIP: 7792431729 (dalej „Spółka” lub „Administrator”).

W treści poniższego komunikatu znajdą Państwo informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych związanych z zawarciem i wykonaniem umów o świadczenie przez Spółkę usług fitness, a także udzielaniem przez Spółkę dostępu do usług fitness na podstawie kart operatorów systemu zewnętrznego, oraz przysługujących Państwu prawach związanych z tym przetwarzaniem. W zakresie przetwarzania danych w związku z korzystaniem ze strony internetowej www.organicfitness.pl, wszelkie informacje znajdą Państwo w naszej Polityce Prywatności dostępnej pod tym adresem: https://organicfitness.pl/polityka-prywatnosci/.

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z nami drogą mailową, wysyłając wiadomość e-mail na adres: ado@organicfitness.pl lub pisemnie, wysyłając zapytanie na adres: ul. Tysiąclecia 17, 62-020 Swarzędz. Z chęcią udzielimy Państwu dodatkowych informacji oraz pomożemy rozwiać ewentualne wątpliwości.

W jakich celach przetwarzamy Państwa dane osobowe?

Podstawowym celem przetwarzania Państwa danych osobowych jest zawarcie i wykonanie umowy o korzystanie z usług klubu, które odbywa się na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit. b) RODO. W tym przypadku podanie przez Państwa danych jest konieczne, są one bowiem niezbędne do zawarcia oraz późniejszego wykonania umowy o korzystanie z usług klubu. Państwa dane będą przez nas wykorzystywane w szczególności do zawarcia umowy, weryfikacji uprawnień do wejścia do klubu, przetwarzania płatności, wypełnienia naszych obowiązków prawnych, księgowych i podatkowych, jak również do kontaktu z Państwem w sprawach związanych z umową, takich jak np. zmiana jej postanowień czy zmiana organizacji czy zasad funkcjonowania klubu. Przepis art. 6 ust. 1 lit. b) RODO jest także podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych w ramach konta Klubowicza i dostarczania dla Państwa poszczególnych funkcjonalności dostępnych w ramach tego konta, w tym także w sytuacji, gdy są Państwo posiadaczami karty operatora systemu zewnętrznego uprawniającej do dostępu do prowadzonych przez Spółkę klubów i zarejestrowali Państwo tę kartę w naszym systemie.

Powyższy cel nie jest oczywiście jedynym, dla którego przetwarzamy Państwa dane osobowe, są one bowiem wykorzystywane również do ułożenia odpowiedniego planu treningowego, w tym w szczególności dostosowania ćwiczeń do potrzeb oraz stanu Państwa zdrowia, a także w innych celach, w tym w ramach świadczenia dodatkowych usług przez Spółkę lub wzięcia przez Państwa udziału w akcjach organizowanych przez Spółkę. W takim wypadku ma to jednak miejsce dopiero po wyrażeniu przez Państwa dobrowolnej zgody na przetwarzanie danych osobowych w jednym ze wskazanych wyżej, konkretnie określonym celu i odbywa się na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub – w przypadku danych szczególnych kategorii, na przykład danych o stanie zdrowia – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a) RODO. Wyrażona przez Państwa zgoda może być w każdej chwili cofnięta, co nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania, które toczyło się przed cofnięciem tej zgody. Podanie danych w celach objętych zgodą jest dobrowolne.

W niektórych przypadkach przetwarzanie Państwa danych osobowych może okazać się niezbędne dla realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów, takich jak marketing świadczonych przez nas usług oraz analiza ich jakości, a także marketing naszych partnerów (np. będących współorganizatorami naszych wydarzeń). W takiej sytuacji do przetwarzania dochodzi na podstawie przepisu art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Uzasadniony interes, zarówno nasz jak i naszych partnerów, będących operatorami kart systemów zewnętrznych, jest także podstawą do przetwarzania danych posiadaczy takich kart – dane te przetwarzane są w celu weryfikacji uprawnień dostępowych na zasadach wynikających z warunków karty danego operatora systemu zewnętrznego, a także potwierdzenia Państwa tożsamości. Nasz uzasadniony interes jest również podstawą do prowadzenia przez nas monitoringu wizyjnego przestrzeni wewnątrz klubów (kluby, w których jest prowadzony monitoring, są oznaczone), przy czym nie są monitorowane szatnie ani pomieszczenia sanitarne. Celem prowadzonego monitoringu jest zapewnienie bezpieczeństwa oraz ochrona mienia. Na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO przetwarzamy też dane dla celów archiwalnych, dochodzenia, ustalania i obrony przed roszczeniami, a także dla zapewnienie rozliczalności administratora – w tym przypadku naszym uzasadnionym interesem jest konieczność zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów w postępowaniach prowadzonych na podstawie ustaw, a także na wypadek wystąpienia sporów.

Ponadto informujemy, że podczas zajęć mogą być wykonywane zdjęcia i filmy, na których może zostać utrwalony Państwa wizerunek – w takiej sytuacji Administrator będzie przetwarzał dane w postaci Państwa wizerunku w celu realizacji swoich uzasadnionych interesów, tj. w celu dokumentowania ćwiczeń i zajęć. Ponadto, jeśli wyrazili Państwo zgodę na rozpowszechnianie swojego wizerunku, Administrator w celu realizacji swojego uzasadnionego interesu będzie go przetwarzał w celach związanych z popularyzacją sportu, promocji zdrowego trybu życia oraz w celach promocyjnych reklamowych, informacyjnych działalności i marki Spółki, w szczególności poprzez jego publikowanie na profilach Spółki na portalach społecznościowych Facebook oraz Instagram.

Przetwarzanie danych dla celów realizacji uzasadnionych interesów administratora nie narusza nadrzędnych interesów lub podstawowych praw i wolności osób, których dane dotyczą. Posiadane przez Administratora dane osobowe tych z Państwa, którzy chcą otrzymywać komunikaty marketingowe mogą być wykorzystywane w celu lepszego dopasowania tych komunikatów marketingowych, w tym poprzez profilowanie lub zautomatyzowane podejmowanie decyzji, które jednak nie będzie wywoływało skutków prawnych lub w inny sposób istotnie wpływało na Użytkownika.

Komu mogą być przekazywane Państwa dane osobowe?

• podmiotom zajmującym się obsługą płatności za korzystanie z naszych usług, tak internetowych jak i przy użyciu terminali płatniczych,
• dostawcy oprogramowania do obsługi klubów,
• dostawcy oprogramowania do obsługi księgowej,
• podmiotom zajmującym się obsługą i utrzymaniem naszych systemów informatycznych oraz serwisów internetowych,
• dostawcom usług hostingu,
• dostawcom i operatorom monitoringu wizyjnego,
• kancelarii prawnej,
• operatorom pocztowym,
• podmiotom świadczącym na rzecz Spółki usługi z zakresu marketingu, w tym dostawcom oprogramowania do obsługi marketingowej,
• w przypadku korzystania z konta Klubowicza lub ze strony internetowej lub stron na portalach społecznościowych administratora – dane mogą być przekazywane do lub bezpośrednio pozyskiwane przez dostawców plików cookies, wtyczek i innych narzędzi analitycznych i społecznościowych; więcej informacji na ten temat znajdą Państwo w naszej Polityce Prywatności oraz w politykach i informacjach dotyczących przetwarzania danych udostępnianych przez dostawców platform i narzędzi społecznościowych.

Jak długo będziemy przechowywać Państwa dane osobowe?

• dane osobowe przetwarzane w związku z realizacją zawartej z Państwem umowy przetwarzać będziemy przez cały okres jej trwania, a po jego upływie przez okres niezbędny ze względu na przepisy rachunkowe i podatkowe oraz bieg terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy,
• dane osobowe pozyskane na podstawie zgody przetwarzać będziemy przez okres jej ważności (do czasu jej odwołania bądź przez okres, na który została wyrażona),
• w przypadku danych osobowych przetwarzanych w celu realizacji ciążących na administratorze obowiązków prawnych – do czasu, gdy obowiązki w tym zakresie będą ciążyć na administratorze,
• dane osobowe przetwarzane celem podejmowania działań marketingowych w związku z realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu przestaną być przetwarzane w przypadku, gdy zgłoszą Państwo sprzeciw wobec ich przetwarzania,
• dane osobowe przetwarzane w celu weryfikacji uprawnień dostępowych posiadaczy kart operatorów systemów zewnętrznych i potwierdzenia Państwa tożsamości będą przetwarzane przez okres do realizacji tego celu, przy czym z uwagi na ciągłość uprawnień dostępowych, Administrator może dokonywać wielokrotnej weryfikacji Państwa uprawnień, a w związku z tym i przetwarzania Państwa danych osobowych w tym celu,
• dane osobowe zawarte na nagraniach z monitoringu przechowywać będziemy przez okres maksymalnie 30 dni (przy czym w zależności od klubu, w którym prowadzony jest monitoring, może być to okres krótszy),
• w celu zapewnienia rozliczalności administratora, dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny dla udowodnienia przestrzegania przepisów dotyczących przetwarzania danych, spełnienia wymagań prawnych i umożliwienia przez administratora przeprowadzenia kontroli przez organy publiczne,
• dla celów archiwalnych, dochodzenia, ustalania i obrony przed roszczeniami, dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów w postępowaniach prowadzonych na podstawie ustaw, a także na wypadek wystąpienia sporów,
• dane osobowe przetwarzane celem podejmowania innych działań w związku z realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu przestaną być przetwarzane w przypadku, gdy zgłoszą Państwo uzasadniony sprzeciw wobec ich przetwarzania lub do czasu wygaśnięcia celu przetwarzania, na przykład upływu czasu przedawnienia roszczeń,
• nie będziemy przetwarzać danych osobowych dłużej, niż to niezbędne do realizacji celu przetwarzania, zapewnienia rozliczalności administratora lub dla dochodzenia, ustalania lub obrony przed roszczeniami.

Jakie prawa przysługują Państwu w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych?

Jako administrator Państwa danych osobowych gwarantujemy Państwu realizację wszystkich praw wynikających z RODO, tj. prawa dostępu, sprostowania oraz usunięcia Państwa danych, ograniczenia ich przetwarzania, prawa do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu,
a także prawa do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych i prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

Z uprawnień tych mogą Państwo skorzystać w następujących sytuacjach:

• w odniesieniu do żądania dostępu – gdy oczekują Państwo informacji, czy administrator przetwarza Państwa dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, mogą Państwo żądać dostępu do nich oraz informacji, takich jak m.in. cele przetwarzania, kategorie odnośnych danych osobowych czy informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, jak również kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu;
• w odniesieniu do żądania sprostowania danych – gdy zauważą Państwo, że Państwa dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
• w odniesieniu do żądania usunięcia danych – w przypadku gdy Państwa dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez Administratora; gdy cofną Państwo swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych; gdy zgłoszą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych; gdy Państwa dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem; jeśli Państwa dane powinny być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub zostały zebrane w związku ze świadczeniem usług drogą elektroniczną oferowanych dziecku;

• w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych – gdy zauważą Państwo, że Państwa dane są nieprawidłowe, mogą Państwo żądać ograniczenia przetwarzania Państwa danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych; gdy Państwa dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będą Państwo chcieli aby zostały usunięte; gdy Państwa dane nie będą nam już potrzebne, ale będą potrzebne Państwu do obrony lub dochodzenia określonych roszczeń; gdy wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po naszej stronie są nadrzędne wobec podstawy Państwa sprzeciwu;
• w odniesieniu do żądania przeniesienia danych – gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się na podstawie Państwa zgody lub umowy zawartej z Państwem, a jednocześnie przetwarzanie to odbywa się w sposób zautomatyzowany;
• w odniesieniu do prawa sprzeciwu – gdy przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się Państwo znaleźli, natomiast gdy Państwa dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym są profilowane dla tego celu, sprzeciw nie musi zawierać uzasadnienia;
• w odniesieniu do prawa do cofnięcia zgody – przysługuje w dowolnym momencie i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Niektóre wskazane wyżej prawa przysługują Państwu w zależności od podstawy prawnej, na której oparte jest przetwarzanie Państwa danych lub skorzystanie z nich wymaga spełnienia szczególnych przesłanek określonych przepisami.

Celem realizacji praw określonych powyżej, mogą Państwo skontaktować się z administratorem pisemnie na adres ul. Tysiąclecia 17, 62-020 Swarzędz, na adres e-mail: ado@organicfitness.pl lub powiadomić administratora telefonicznie pod numerem: +48 884 940 010. W przypadku zgłoszenia telefonicznego, administrator może prosić o potwierdzenie żądania pisemnie lub elektronicznie.

Mają Państwo nadto prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Państwa danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Informujemy, że Państwa dane osobowe przetwarzane przez Administratora w celach związanych ze świadczeniem usług fitness nie są przekazywane do państw trzecich, z wyjątkiem danych niezbędnych do obsługi płatności za korzystanie z naszych usług, które mogą być przekazywane poza obszar EOG. Do transferu może dochodzić w ramach założenia konta Klubowicza lub korzystania ze strony internetowej lub stron na portalach społecznościowych administratora.

Informujemy również, iż Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane przy użyciu narzędzi służących zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.